Kancelář tajemníka

Činnost odboru

• v oblasti personální a platové zajišťuje zejména
  • úkoly v oblasti pracovněprávních vztahů, rozvoje lidských zdrojů a péče o lidské zdroje,
  • zpracování platů, roční zúčtování daní, odvody na sociální a zdravotní pojištění,
  • systém odměňování zaměstnanců města,
  • systém personálního plánování,
  • optimalizaci profesní a kvalifikační skladby pracovních zdrojů,
  • ve vymezených kompetencích zastupuje město při jednáních se vzdělávacími institucemi, úřady práce, finančním úřadem, správou sociálního zabezpečení, zdravotními pojišťovnami, peněžními ústavy apod.,
  • účast na kolektivním vyjednávání,
  • organizačně zabezpečuje výběrová řízení na uvolněné event. nové pracovní pozice,
  • vyřizování žádostí o starobní nebo invalidní důchod,
  • sledování limitů přesčasové práce,
  • vydávání služebních průkazů zaměstnancům města zařazených do MmÚ,
  • vytváří podmínky pro zvyšování odborné úrovně pracovníků, komplexně zajišťuje vzdělávání zaměstnanců,
  • organizování zkoušek zvláštní odborné způsobilosti pro zaměstnance města zařazených do MmÚ,
  • zpracování statistických výkazů za úsek personální a platové soustavy za celé město
  • odborné praxe pro studenty škol v rámci studijního programu,
  • zabezpečuje podklady pro výplatu stravovacích poukázek pro zaměstnance magistrátu,
  • komplexně zabezpečuje zpracování a kontrolu docházky, uzávěrky platů, vč. konečných přehledů,
  • uzavírá dohody o provedení práce a o pracovní  činnosti,
  • přijímá žádosti občanů o "Potvrzení o zaměstnání" bývalých zaměstnanců magistrátu, MěNV, ONV,
  • vede evidenční listy důchodového pojištění,
  • zpracovává návrhy na stanovení odměn neuvolněným členům zastupitelstva za výkon funkcí, včetně ostatních členů komisí a výborů k projednání na zasedání zastupitelstva města  a zabezpečuje jejich výplatu; zároveň zabezpečuje vyplácení odměn uvolněným členům zastupitelstva,
  • zpracovává  návrhy na  jmenování a  odvolání vedoucích odborů, oddělení a úseků dle pokynu tajemníka,
  • spolupracuje s úřadem práce,
  • zpracovává a aktualizuje platový řád a ostatní interní dokumenty související s činností oddělení, 
  • metodicky pomáhá v oblasti platových záležitostí v rámci magistrátu,
  • provádí vyhodnocování výdajů, zpracovává rozbory a měsíční toky peněz pro finanční odbor,
  • zabezpečuje vstupní a periodické lékařské prohlídky zaměstnanců.
• komplexně  vede a zpracovává podklady pro výplatu ošatného, příspěvku na dovolenou, penzijního připojištění pro zaměstnance magistrátu,
• zajišťuje administrativní práce spojené s plněním úkolů v oblasti samostatné působnosti v součinnosti s ostatními odbory MmÚ,
• spoluedituje s odborem hospodářské správy SW pasport budovy,
• poskytuje metodickou pomoc úřadům městských obvodů a organizacím zřizovaným městem,
• zpracovává interní předpisy, např. Organizační řád MmÚ, Pracovní řád MmÚ atd.,
• zpracovává  materiály na jednání ZM a RM,
• dle potřeby provádí vidimaci a legalizaci dokumentů pro vnitřní potřebu MmÚ,
• pro potřeby tajemníka MmÚ sleduje plnění úkolů a usnesení RM a porad vedoucích odborů,
• poskytuje metodickou, poradenskou a konzultační činnost ohledně SW spisová služba (Elisa) a Agendio, IP telefonie a mobilní komunikace, průřezové agendy (např. žádosti dle zákona č. 106/1999 Sb., zveřejňování smluv, ad.),
• spolupodílí se s archivem města na interních předpisech týkajících se spisové služby,
• provádí analytickou činnost související s užíváním SW Elisa a Agendio,
• metodicky usměrňuje, školí, kontroluje a zajišťuje jednotný výkon spisové služby v Elise a výkon poplatkové a přestupkové činnosti v Agendio,
• v koordinaci se společností Metropolnet a.s. plní úkoly v oblasti ICT,
• plní úkoly související s činností hlavního městského energetika,
• zajišťuje agendu žádostí dle zákona o svobodném přístupu k informacím v rámci dané pracovní náplně, a pokud žádost přesahuje přes agendy vícero odborů, zajišťuje finální odpověď za MmÚ,
• zveřejňuje na webu města poskytnuté informace dle zákona o svobodném přístupu k informacím,
• vede agendu úřední desky,
• provádí autorizované konverze z moci úřední,
• vykonává na základě ustanovení §14a zákona č. 159/2006 Sb., činnost tzv. podpůrného orgánu pro veřejné funkcionáře v pracovním poměru uzavřeném s městem Ústí n.L. – Magistrát a pro výše citovaným zákonem dotčené politické funkce,
• vede centrální evidenci veškerých petic a stížností:
  • které jsou adresovány MmÚ, primátorovi města a jeho náměstkům,
  • přezkoumává a vyřizuje petice a stížnosti ve stanovených lhůtách,
  • postupuje petice a stížnosti k vyřízení jiným organizacím, do jejichž působnosti stížnost náleží, případně odborům MmÚ,
  • provádí kontrolu spisů týkajících se petic a stížností na ÚMO.
• vykonává kontrolní činnost zejména podle zákona č. 255/2012  Sb., o kontrole (kontrolní řád), zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a řídí se zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů a zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, vše ve znění pozdějších předpisů, a dalšími právními předpisy, a to u:
  • příspěvkových organizací zřizovaných městem,  městských obvodů města Ústí nad Labem, které jsou organizační jednotkou města, příjemců veřejné finanční podpory a organizačních útvarů MmÚ,
  • zjišťuje, jak kontrolovaný subjekt plní povinnosti, které mu vyplývají z právních předpisů,
  • prověřuje správnost vybraných operací,
  • poskytuje objektivní informace o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích a o jejich průkazném účetním zpracování u kontrolovaných subjektů,
  • kontroluje správnost a včasnost pohybu a stavu movitého a nemovitého majetku,
  • provádí tematické kontroly na základě požadavků příslušných orgánů,
  • provádí kontrolu v oblastech vnitřní správy,
  • vyhotovuje protokoly o kontrole,
  • pořizuje zprávy o výsledcích kontrolních šetření.
• zpracovává roční plány a vyhodnocení kontrolní činnosti Magistrátu města Ústí n.L.,
• zabezpečuje  zveřejnění informací o kontrolách dle  § 26 zák. č. 255/2012 Sb.,
• za Statutární město Ústí n. L. zabezpečuje zpracování roční zprávy o výsledcích
  finančních kontrol orgánů veřejné správy dle zák. č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, a prováděcí vyhlášky č. 416/2004 Sb. (pro MFČR – elektronický systém),
• zpracovává Hodnotící zprávu v oblasti veřejné správy svěřené orgánům ÚSC dle Usnesení vlády č. 689/2013,
• je odvolacím orgánem k rozhodnutí o:
  • odvolání proti rozhodnutí městského obvodu o odmítnutí písemné žádosti, příp. její části, o poskytnutí informace
  • stížnosti na postup městského obvodu při vyřizování písemné žádosti o poskytnutí informace
    pokud do jeho věcné příslušnosti odvolání obsahově náleží,
• při své činnosti zajišťuje ochranu osobních údajů v souladu s evropským nařízením č. 2016/679, zákonem č. 101/2000 Sb. (resp. zákonem, který jej nahradí) a interními předpisy MmÚ, jichž se ochrana osobních údajů dotýká.